Tendencias

Organización de un evento corporativo

0
evento
Imagen de rawpixel.com en Freepik

Dentro de lo que llamamos turismo de negocios, los eventos corporativos son actualmente una de las principales modalidades practicadas por todo el ámbito empresarial. Sea de pequeña, mediana o gran envergadura, los eventos corporativos han ganado espacio y mucho presupuesto en los últimos años.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que este tipo de evento necesita contar con un buen plan, bien sea para buscar un precio competitivo a la hora de reservar hoteles o comprar billetes aéreos, o simplemente para que la organización evite incidencias y gastos inesperados, dando la mejor imagen posible a los participantes.

Ser previsor es especialmente relevante cuando la imagen de la empresa está sobre la mesa; por ello, es recomendable contar con un plan de contingencia para responder con rapidez ante situaciones inesperadas. Llegado el caso, los participantes valorarán esta flexibilidad y su experiencia será positiva. 

Tipos de eventos corporativos

Las entregas de premios son quizá el evento por excelencia. Se trata de la ocasión ideal para promocionar un servicio o producto, al tiempo que se reconoce la excelencia en los ámbitos seleccionados por la empresa. La participación de figuras reconocidas y una amplia cobertura mediática garantizan la repercusión deseada.

En los últimos años, se han multiplicado los eventos destinados a ampliar la red de contactos de la empresa; los seminarios, paneles o mesas redondas propician la interacción y aparición de sinergias. Con independencia del formato, se aconseja promover el intercambio de ideas y contactos entre los asistentes.

Algunos eventos corporativos no están destinados al público. Las actividades de team building han llegado para quedarse y ya son parte fundamental de las empresas exitosas: aquellas que priorizan el ambiente laboral. Suelen tomar la forma de talleres o workshops en grupos reducidos, que fomentan la participación.

Elaboración de un plan detallado

El éxito de cualquier evento parte de una premisa fundamental: planificar con antelación. Definir el presupuesto disponible, asignar responsabilidades y establecer los hitos temporales deseables es la receta ideal para cualquier evento. Asimismo, es imprescindible que la comunicación se alinee con los valores de la empresa.

En este sentido, lo primero que debemos definir es qué objetivo se busca con la organización del evento: lanzar un producto o servicio, ampliar presencia en medios, etc. Esto nos permitirá identificar a nuestro público objetivo y definir una cifra aproximada de asistentes, e identificar a los más interesantes para la empresa. 

A continuación, podremos dividir el proceso de organización en distintas fases, y definir los hitos que marcarán la transición entre las distintas etapas. Si optamos por no externalizar este proceso, lo ideal es emplear un software de gestión de proyectos con el propósito de controlar tareas a realizar y fechas límite. 

Cotización de precios y búsqueda de servicios

El éxito en la organización de un evento se mide, además, por el impacto financiero que se derive de su organización. Es fundamental comparar al menos tres presupuestos para garantizar la mejor elección calidad-precio. Esto nos permitirá mejorar nuestra capacidad de negociación y posibilidades de éxito. 

La búsqueda de servicios puede centralizarse desde la propia empresa beneficiaria del evento, o bien externalizar su gestión a través de una empresa especializada. La oferta de empresas organizadoras de eventos sigue creciendo, y sus servicios nos permitirán poner el foco en el contenido, al tiempo que delegamos la logística. 

Es importante tener en cuenta la fase posterior a la celebración del evento: cabe distribuir encuestas de satisfacción entre los asistentes, y la empresa deberá realizar un ejercicio de reflexión para identificar posibles áreas de mejora. ¡El equipo encargado de organizar el próximo evento agradecerá contar con esta información!

‘Chungo’: Luis Zahera saca su faceta más divertida en un brillante monólogo

Previous article

Esta es la salsa preferida para acompañar cualquier carne

Next article

You may also like

Comments

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

More in Tendencias