Si hubiera que definir brevemente la palabra “nómina”, podríamos decir que se trata de un recibo. La nómina es la prueba de que el empleado que figura en ella es un trabajador por cuenta ajena que ha prestado sus servicios profesionales a una empresa determinada, a cambio todo ello de un salario. Todas las nóminas han de incluir datos básicos que permiten identificar a la empresa, al trabajador y a las retribuciones económicas que éste recibirá.Es necesario, así mismo, detallar las bases de cotización del empleado, especificar el IRPF… En fin, una serie de detalles que, por lo general, suponen un quebradero de cabeza para la inmensa mayoría. Lo habitual es delegar esta función en las gestorías, que se ocuparían de todos esos cálculos escabrosos, y además, de una manera actualizada (no hay que olvidar que la ley puede cambiar de un momento para otro). Sin embargo, las nuevas tecnologías permiten calcular la nómina de manera automatizada, lo que ahorra tiempo, dinero y evita errores.A continuación, explicamos qué beneficios tiene contar con un software de gestión de nóminas en una empresa, y qué nos aportaría este programa en lugar de tener que realizarlas a mano, con ayuda de la calculadora.

¿Qué permite un software de gestión de nóminas?

Estos programas informáticos permiten centralizar las nóminas: en una misma plataforma, desde un solo lugar, se pueden generar las nóminas de los trabajadores de la empresa sin errores. Además, los mismos empleados pueden acceder a sus respectivas nóminas, por ejemplo, a través de la aplicación móvil. Esto es precisamente lo que sucede con el software de Sesame, en cuyo Gestor Documental (en la App), los empleados pueden hallar sus nóminas.Lo anterior es sólo una explicación general, porque los softwares de gestión de nóminas también ofrecen estas posibilidades:

• Supervisar las bajas, los adelantos, los incentivos…
• Consultar el histórico de nóminas.
• Si se trabaja con asesorías, facilitar la tarea a terceros.
• Tener los datos organizados en tablas visuales.
• Recopilar todas las incidencias que luego habrán de verse reflejadas en la nómina del trabajador.
• Firmar las nóminas.
• Crearlas estando ya adaptadas al Convenio Colectivo de la propia empresa.

¿Cuáles son los beneficios?

Entre las ventajas de utilizar un software de gestión de nóminas encontramos:

1. Al contar con un histórico de nóminas, se puede acceder a documentos anteriores.
2. Son válidos para cualquier empresa, lo que los hace especialmente versátiles, y con capacidad suficiente como para adaptarse, incluso dentro de la misma empresa, a las necesidades y cambios que ésta pueda experimentar.
3. Ofrecen la posibilidad de compatibilizarse con otros programas informáticos, también de Recursos Humanos, como el Sesame HR.
4. Los datos están protegidos con protocolos de seguridad, que garantizan la confidencialidad de la información de la empresa, del empleado y de las correspondientes nóminas.
5. Los datos se pueden modificar rápidamente en caso dado.
6. El envío de las nóminas al empleado se puede programar.
7. La empresa que gestiona las nóminas de manera automatizada es una empresa que mantendrá el software actualizado frente a las modificaciones que se puedan haber efectuado en materia, por ejemplo, de impuestos.
8. El programa informático se adapta a las necesidades de cada empresa, y se modifica conforme el mercado también cambia.

¿Qué aplicaciones adicionales pueden integrarse?

En los softwares de gestión de nóminas, se pueden incluir:

1. Calendarios de empleados: En ellos quedan recogidos los días que el empleado se ha ausentado del trabajo, los motivos, los permisos que ha tenido…
2. Impuestos: Esto es imprescindible para que la empresa en la que trabaja el empleado esté al día con lo que estipula la ley.
3. Notificaciones, avisos, recordatorios: Estas alertas que se configuran permiten que los trabajadores reciban una notificación en el momento en que se les ha enviado su nómina, para que la tengan rápidamente a mano.

¿El programa lo hace todo?

Si no hubiera programa, todos los siguientes pasos tendrían que desarrollarse manualmente:

1. Indicar los salarios y las prestaciones de cada empleado.
2. Establecer las políticas por las que se retribuye el salario.
3. Determinar los calendarios de pago (cuándo va a recibir cada empleado su salario).
4. Indicar las incidencias que se hayan podido producir: permisos, ausencias sin justificación…
5. Valorar si han de aplicarse descuentos o deducciones por ley.
6. Calcular la nómina (sumas y restas, porcentajes…), que es lo que permitirá saber el dinero real que el empleado terminará cobrando.
7. Efectuar pagos y cerrar nóminas.